En la economía y en la vida empresarial, la IA ya es una realidad. Sin embargo, da la impresión de que no le estamos sacando todo el potencial que podríamos. Sobre todo entre las pequeñas y medianas empresas. Te hablamos en este artículo de algunas áreas de la empresa donde la Inteligencia Artificial va a tener un peso decisivo, si no lo está teniendo ya.
El común de los mortales identificamos la IA con ChatGPT. Con la creación de contenido generativo. Esto es como reducir la física a la Ley de la Gravedad de Newton.
Muchas de las herramientas informáticas que se utilizan en las empresas a día de hoy, tienen IA incorporada. La página web de IEBS Business School nos habla de algunas de ellas, como Clickup, un software que permite automatizar una gran cantidad de tareas repetitivas y burocráticas, que al estar diseñada con IA, le permite adaptarse progresivamente a la forma de funcionar de la empresa y aprender de su práctica.
En el terreno de la dirección de empresa, la IA es muy interesante. Ya que permite procesar una gran cantidad de datos y ofrecer informes y gráficos en tiempo real. Lo que facilita la toma de decisiones por parte de los gestores de la empresa. Pero es más, la IA puede sugerir acciones y cambios que faciliten la conquista de los objetivos y predecir el curso más probable de los acontecimientos. No podemos asegurar que la IA sea infalible, pero desde luego aporta una información valiosa para la dirección de cualquier empresa.
El terreno de la dirección y gestión de empresas es amplio. Por eso hemos querido detenernos en áreas más acotadas para valorar el impacto que puede tener la IA en un futuro próximo. Estas son algunas de ellas.
Finanzas y contabilidad.
La IA facilita la automatización de tareas administrativas repetitivas. Como la emisión y contabilidad de facturas, el reflejo automático de los movimientos económicos en los libros de contabilidad, la elaboración de informes. Pero sobre todo, permite detectar errores y fraudes a una velocidad supersónica y predecir la evolución de gastos en un periodo determinado.
Google Workspace señala que la IA ya está incidiendo en la contabilidad de las empresas.
Más allá de agilizar determinados procesos, la IA permite a los profesionales de los departamentos de finanzas y contabilidad obtener una visión más completa de la situación financiera de la empresa y tomar decisiones basadas en datos objetivos.
Uno de los principales avances es la capacidad de la IA para detectar patrones y tendencias que, a simple vista, podrían pasar desapercibidos. Al analizar el histórico de operaciones contables, los sistemas inteligentes pueden identificar desviaciones, movimientos inusuales o cambios en el comportamiento financiero, facilitando la detección temprana de posibles errores, riesgos o incidencias. Esta información también resulta útil para elaborar previsiones económicas y mejorar la planificación financiera.
Otra de sus aplicaciones consiste en el procesamiento y clasificación inteligente de documentos. La IA es capaz de interpretar facturas, recibos, contratos y otros documentos contables, extrayendo la información relevante y organizándola de una forma estructurada. Lo que permite a los directivos de la empresa ir al grano, sin perderse en vericuetos superficiales.
La inteligencia artificial también contribuye a incrementar la fiabilidad de los datos contables, ya que puede detectar inconsistencias y verificar la coherencia de la información antes de que se incorpore a los libros contables. Además, ofrece herramientas de consulta que permiten resolver dudas sobre normativa fiscal, interpretar datos económicos o generar informes con rapidez.
Gracias a estas capacidades, la IA se ha convertido en un valioso apoyo para los departamentos de contabilidad, permitiendo dedicar más tiempo al análisis financiero, la planificación estratégica y el asesoramiento a la dirección, en lugar de centrarse en las tareas más burocráticas.
Gestión de personal.
Los asesores de Telention, una consultoría líder en materia de igualdad, formación y gestión de recursos humanos para empresas, señalan en el blog de su página web cómo la IA está transformando la planificación de recursos humanos. Lo hace gracias a que utiliza una tecnología predictiva que le permite prever las necesidades de personal que puede tener una empresa en un futuro más o menos próximo. ¿Qué puestos de trabajo será necesario cubrir en los próximos meses?, ¿qué niveles de rotación se van a producir en cada departamento?, ¿qué medidas tomar para prevenir fugas de talento o desmovilización en la plantilla?
El funcionamiento de las herramientas de IA en este campo se basa en el empleo de algoritmos matemáticos. Algoritmos capaces de identificar patrones, dentro de la información recogida sobre el desempeño y características de la plantilla, y establecer relaciones entre diferentes variables, capaces de realizar predicciones.
Aplicada al ámbito de los recursos humanos, la IA ayuda a mejorar procesos de selección de personal, identificando los perfiles que mejor se ajustan a un puesto de trabajo. También permite detectar necesidades de formación y proponer itinerarios de aprendizaje personalizados en función de las competencias y el desempeño de cada trabajador.
Otra de sus aplicaciones consiste en anticiparse a situaciones que puedan afectar a la plantilla, como la desmotivación, el riesgo de rotación o futuras necesidades de contratación. Gracias al análisis predictivo, las empresas pueden planificar con mayor precisión sus políticas de recursos humanos y actuar antes de que los problemas se les echen encima.
No obstante, la inteligencia artificial debe entenderse como una herramienta de apoyo y no como un sustituto. Los algoritmos proporcionan información objetiva, pero las decisiones finales siguen correspondiendo a los responsables de recursos humanos, que deben utilizarlas de forma ética, transparente y respetando la privacidad de los trabajadores.
Producción y mantenimiento.
Sin duda, una de las áreas donde más incidencia va a tener la IA es en todo lo que se refiere al proceso productivo. Es el corazón de la empresa. De aquí salen las ganancias. Todo lo que tenga que ver con aumentar la productividad y optimizar la producción va a ser recibido en la empresa con los brazos abiertos.
Con esto no quiero decir que se vayan a robotizar los procesos productivos, que es la primera idea que se le pasa a la gente en la cabeza. En principio la IA no va a sustituir a los trabajadores. Lo que sí va a permitir es detectar cuellos de botella que ralentizan la producción o detectar áreas donde es importante reforzar las tareas de mantenimiento.
La web de IBM explica cómo está utilizando la IA en sus fábricas de producción de ordenadores y de dispositivos informáticos.
Uno de los ejemplos en el uso de la Inteligencia Artificial es el diseño de gemelos digitales. Los gemelos digitales crean una réplica virtual de las líneas de producción utilizando datos procedentes de sensores y dispositivos conectados. Esto permite aumentar la producción, introducir cambios mediante simulaciones virtuales y detectar puntos de mejora en tiempo real.
Otra de las aplicaciones más relevantes es el mantenimiento predictivo. Gracias al análisis continuo de los datos generados por la maquinaria, la IA identifica anomalías y anticipa posibles averías, permitiendo programar las reparaciones antes de que se produzcan fallos que interrumpan la producción.
IBM incorpora robots colaborativos capaces de trabajar junto a los operarios en tareas de precisión o repetitivas, aumentando la productividad, y mejorando la calidad.
Marketing digital.
El marketing moderno se basa en el análisis de datos, en el diseño de estrategias y en el ajuste y optimización de los procesos para alcanzar los objetivos deseados.
Qué mejor herramienta para analizar datos y predecir resultados que la inteligencia artificial. De hecho, ya se está utilizando en muchas herramientas de marketing digital.
Un ejemplo de ello es la publicidad por internet. Google Ads, la plataforma de publicidad de Google, ya utiliza IA. De esta manera puede optimizar los anuncios que se presentan en las páginas de resultados para que obtengan más clics. Si trabajamos la publicidad en Redes Sociales, el empleo de herramientas con IA nos puede sugerir formatos de anuncio en función de lo que mejor resultado están obteniendo en la plataforma.
Otro aspecto importante en el marketing actual es la personalización. Si mantenemos un contacto continuo con nuestros clientes o con personas interesadas que nos han pasado sus datos, podemos utilizar medios como el e-mail marketing. Existe una gran variedad de herramientas para automatizar el envío de correos y mensajes. Pero la IA nos permite personalizar el contenido al máximo, cosa que no hacen estas herramientas. A nadie le gusta recibir un texto que se ha enviado en cascada. Con herramientas de IA podemos enviar correos ajustados a los intereses particulares del destinatario, partiendo de su respuesta respecto a los correos anteriores y ofrecerle promociones personalizadas cuando lo consideremos oportuno.
La Inteligencia Artificial nos puede ayudar a diseñar estrategias y planes integrales de marketing. El marketing para que sea efectivo, no puede ser una suma de acciones aisladas. Todas las acciones deben estar en coherencia y coordinadas para buscar un objetivo final. Objetivo que puede ser aumentar las ventas, posicionarnos como un referente en nuestro sector o ganar visibilidad.
Logística.
La Inteligencia Artificial puede ser bastante útil, y de hecho lo está siendo, para optimizar la gestión de inventarios, ordenar el envío y recepción de paquetería, planificar rutas de reparto y entrega, hacer previsiones de las demandas de envíos o efectuar un control actualizado de la cadena de suministro. Utilizada de manera adecuada, puede ahorrarle costes a la empresa.
El blog de la empresa Toyota explica en un artículo cómo está utilizando la Inteligencia Artificial en sus almacenes.
Una de las aplicaciones más importantes que realiza con esta tecnología consiste en el análisis de datos para prever la demanda de componentes. Mediante algoritmos de IA, la compañía analiza el historial de pedidos, los ritmos de fabricación y otros factores que influyen en la producción, ajustando el nivel de existencias y reduciendo tanto el exceso de inventario como el riesgo de desabastecimiento.
La inteligencia artificial también desempeña un papel clave en la automatización de los almacenes. Los sistemas de gestión coordinan robots y vehículos autónomos que trasladan piezas y componentes entre las zonas de almacenamiento y las líneas de montaje. Además, optimizan la ubicación de cada referencia para reducir los desplazamientos y agilizar la preparación de pedidos internos.
Un aspecto fundamental es la coordinación del transporte de mercancías. La IA analiza continuamente datos sobre tráfico, tiempos de entrega y disponibilidad de vehículos para seleccionar las rutas más eficientes y adaptar los itinerarios cuando se producen incidencias. Esto permite que los suministros lleguen a las fábricas en el momento preciso, siguiendo la filosofía «just in time» que caracteriza a Toyota.
La inteligencia artificial integra la información procedente del sistema de gestión del almacén con el resto de plataformas de la empresa. De este modo, es posible conocer en tiempo real el estado del inventario, emitir órdenes de reposición automáticamente y realizar un seguimiento preciso de cada envío, mejorando la coordinación de toda la cadena logística.
Ciberseguridad.
Desde luego, un área donde la Inteligencia Artificial está presente es en la seguridad informática. La IA permite detectar comportamientos anómalos en los sistemas informáticos de la empresa, identificar amenazas reales y responder de manera automática a determinados ciberataques.
La ciberseguridad en las empresas está gestionada por ingenieros informáticos y por personal técnico del ramo. Firmes defensores del uso y desarrollo de la IA. Muchas de las herramientas que se utilizan en esta área tienen IA incorporada.
En un mundo tan interconectado como en el que nos encontramos, proteger a las empresas de posibles intromisiones y ataques informáticos tiene una importancia primordial. Las empresas suelen manejar una gran cantidad de datos privados de sus clientes y proveedores, que sería peligroso que cayeran en manos inadecuadas.
Por otro lado, gran parte del funcionamiento de la empresa se realiza con medios informáticos. Se va pasando información de un departamento a otro. Los ordenadores de la empresa emiten informes y desarrollan proyectos. Entrometerse en el funcionamiento interno de una empresa puede llegar a ser peligroso. Puede comprometer su viabilidad. La IA, en este campo, refuerza la seguridad de la empresa.
Como estamos viendo, el potencial de la IA para las empresas es inmenso. Es preciso perder el miedo a utilizarla.
